Soirée d’anniversaire surprise

Happy Birthday avec Trandev - Darche Gros

Pour une soirée d’anniversaire surprise réussie, prenez l’autocar !

L’anniversaire de votre ami se profile à grand pas, et vous désirez lui faire la surprise dont il se souviendra toute sa vie. Pour que la surprise soit totale rien ne doit être laissé au hasard, voici les quelques points à ne surtout pas négliger :

Respecter un agenda strict :
• Établir la liste des invités
• Fixer la date de l’événement
• Prospecter les différents lieux organisateurs de soirées (restaurants – salles de location – hôtels)
• Organiser le transport de vos invités
• Lancer les invitations

Établir la liste des invités

La première étape importante consiste à réaliser une liste potentielle de convives en se posant les bonnes questions, de qui votre ami aimerait-il être entouré pour cette soirée organisée en son honneur. De sa famille bien évidemment et de ses amis …

Peut être souhaiterait il également retrouver des amis d’enfance, de collège ou lycée dont vous ne connaissez même pas l’existence. Pour ce faire n’hésitez pas à solliciter un parent, un frère ou une sœur qui saura vous assister dans ces recherches fastidieuses et chronophages.

Petite astuce : entourez-vous d’un ou d’une complice en qui votre confiance est sans faille, n’oubliez pas que plus de personnes seront dans la confidence plus vous vous exposez à de possibles impairs.

La date de l’événement

Une soirée d’anniversaire ne donne qu’un choix limité de la date, dans la mesure des possibilités il conviendra de respecter un délai proche de la date anniversaire de votre ami, et si toutefois un weekend de trois jours se profilait il serait judicieux d’arrêter rapidement cette date vous assurant d’obtenir un maximum de réponses positives des invités venus de régions diverses.

Une fois la date validée, l’envoi d’un mail informel vous permettra de connaitre plus précisément le nombre de convives susceptibles de répondre positivement à votre invitation.

Attention : ne pas omettre de préciser qu’il s’agit d’une soirée surprise

Prospecter les différents lieux de réceptions (restaurants – salles de location)

Organiser une soirée surprise plus d’un an à l’avance, c’est se donner la possibilité de comparer, de réfléchir et de choisir le lieu de l’événement en toute sérénité.

Aussi, prenez le temps de lister dans un périmètre choisi, salles de location, traiteurs, restaurants et hôtels, qui seront susceptibles de recevoir vos convives à la date fixée et de vous offrir les commodités nécessaires à votre soirée (scène pour l’animateur, salle pour faire dormir les enfants en bas âge, espace dédié pour les prises de photos souvenirs …)

Deux options se présentent alors à vous, soit la privatisation d’un restaurant offrant des formules tout inclus, soit le choix d’un traiteur dont certains proposent des dégustations individualisées pour vous aider dans votre sélection du menu.

Attention : un créneau horaire de fin de soirée obligatoire, est parfois imposé par les restaurateurs

Le transport de vos invités

Afin de ne rien laisser au hasard et pour que la surprise soit entière nous vous conseillons de louer un autocar avec chauffeur pour le transport de vos invités. En définissant en amont un lieu de prise en charge commun au groupe, comme par exemple le parking de l’hôtel dans lequel vous hébergerez vos invités, et une heure de prise en charge précise, vous assurerez une arrivée millimétrée de vos convives sur le lieu de l’événement.

L’autocar de tourisme est la solution idéale, d’une capacité moyenne de 50 personnes, il permettra à vos invités d’arriver ensemble dans la salle de l’événement avant l’entrée de votre conjoint dans le lieu, sans avoir à vous préoccuper d’un retard éventuel.

Votre chauffeur restera toute la soirée à la disposition de vos invités pour assurer des navettes entre la salle de réception et l’hôtel préalablement réservé par vos soins.

Véritable professionnel de la route, votre chauffeur assurera le transport entre l’hôtel et la salle de réception et vice versa plus tard dans la soirée en toute sécurité, offrant ainsi à vos invités la possibilité de profiter pleinement de la soirée sans le souci du retour.

Les coordonnées téléphoniques de votre chauffeur pourront vous être communiqués par mail la veille de la prestation pour tout échange. Une permanence téléphonique est également à votre disposition 7 jours sur 7.

Astuce : n’oubliez pas de nommer un responsable de groupe dans l’autocar qui assurera l’accueil de vos invités dans l’autocar, et sera votre interlocuteur unique pour veiller au bon déroulement de la surprise.

Les autocars Darche Gros et son équipe commerciale sont à votre écoute pour vous renseigner et vous conseiller dans le choix de votre autocar pour votre soirée, un devis sans engagement vous sera adressé dans un délai très bref.

Publié le 27 janvier 2020